BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Komunikasi adalah kunci keberhasilan berinteraksi dalam kehidupan dunia kerja. Bila komunikasi berjalan efektif , maka arus informasi dalam dinamika kerja pun akan berjalan lancar sehingga dapat mempercepat proses penyelesaian suatu pekerjaan. Sebaliknya bila komunikasi terlambat , arus informasi pun tersendat dan akibatnya akan membuat suatu pekerjaan akan terlambat diselesaikan.
Dalam konteks dunia kerja , arus komunikasi antara atasan dan bawahan dan sesama rekan sekerja bahkan dengan pihak lain yang terkait dalam kegiatan suatu pekerjaan akan sangat berdampak pada kinerja semua unsur yang ada di lingkungan dunia kerja tersebut. Oleh karena itu siapapun yang memasuki dunia kerja harus menyadari dan memahami pentingnya efektivitas komunikasin dalam menjalin hubungan yang sehat dilingkungan tempatnya beraktifitas.
Semua organisasi yang berada di lingkungan kerja manapun pasti menginginkan hasil yang baik dan optimal. Dalam pencapaian kerja yang optimal akan ada suatu kerjasama antar bagian dan saling melengkapi untuk menyelesaikan tugas masing –masing bagian dan akhirnya menuju pada pencapaian organisasi. Untuk mencapai itu semua dibutuhkan kerja sama yang baik saling berkoordinasi dan berinteraksi dalam bentuk kerja tim (team work ) dalam sebuah organisasi.
B. Tujuan Penulisan
Penulisan makalah bertujuan agar para pengelola organisasi baik itu organisasi pendidikan maupun organisasi yang lain dapat meningkatkan kualitas organisasi dan pengelolaan organisasi secara optimal. Para pelaku organisasi harus mengetahui masalah komunikasi dengan baik dan benar , sehingga dalam melaksanakan tugasnya para pelaku organisasi bisa berjalan dengan baik dan tujuan organisasi dapat dicapai dengan baik pula. Makalah ini juga memberikan gambaran tentang bagaimna menyusun teamwork atau tim kerja yang baik dalam lingkungan kerja .
C. Rumusan Masalah
Makalah yang berjudul ” Peran Komunikasi Dalam Proses Pengambilan Keputusan Kelompok dan Menyusun Teamwork di lingkungan Kerja ” mengambil beberapa masalah untuk dibahas diantaranya :
1. Definisi dan fungsi komunikasi
2. Proses komunikasi
3. Jaringan kerja komunikasi
4. Hambatan komunikasi efektif
5. Mengelola komunikasi
6. Pembentukan tim yang efektif
7. Keunggulan teamwork
8. Perbedaan teamwork dan
9. Mengubah individu menjadi pemain tim
10. Pengelolaan tim
BAB II
PEMBAHASAN
I. KOMUNIKASI
A. Definisi dan Fungsi Komunikasi.
Disini akan dibahas mengenai definisi dan fungsi dari komunikasi.
1. Definisi komunikasi
a. Menurut Hardjana ,2003
Secara etimologis komunikasi berasal dari bahasa latin yaitu cum, sebuah kata depan yang artinya dengan,atau bersama dengan. Dan kata units sebuah kata bilangan yang berarti satu. Dua kata tersebut membentuk kata benda communio yang dalam bahasa inggris disebut communion, yang berartikebersamaan,persatuan persekutuan, gabungan,pergaulan atau hubungan.Karena untuk bercommunio diperlukan adanya usaha dan kerja maka kata ini dibuat kata kerja communicate yang berarti membagi sesuatu dengan seseorang, tukar menukar, membicarakan sesuatu dengan orang, memberitahukan sesuatu pada seseorang, bercakap-cakap, bertukar pikiran, berhubungan, berteman. Jadi komunikasi berarti pemberitahuan, pembicaraan,percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan.
b. Menurut Longman Dictionary Of Contemporary English
Memberikan definisi kata communicate sebagai upaya untuk membuat pendapat,mengatakan perasaan, menyampaikan informasi dan sebagainya agar diketaahui atau dipahami oleh orang lain ( to make opinions, feelings, information etc, know or understuud by others )
c. Menurut Dennis Murphy dalam bukunya Better Business Communication yang dikutip oleh Drs. Ig Wursanto (1994 ) dalam bukunya Etika Komunikasi Kantor.
Komunikasi adalah seluruh proses yang digunakan untuk mencapai pikiran-pikiran orang lain.
2. Fungsi Komunikasi
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi pada komersial maupun sosial , komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut maka komunikasi mempunyai empat fungsi utama yaitu :kontrol, motivasi,ekspresi emosional , dan informasi.
a. Fungsi kontrol
Komunikasi dengan cara-cara tertentu bertindak untuk mengontrol perilaku anggota. Organisasi memiliki herarki otoritas dan garis panduan formal yang wajib ditaati oleh karyawan. Ketika karyawan , misalnya diwajibkan untuk pertama tama mengomunikasikan segala keluhan terkait pekerjaan kepada atasan langsung mereka, untuk mengikuti deskripsi kerja mereka, atau untuk mematuhi segala kebijakan perusahaan, komunikasi sedang menjalankan fungsi kontrolnya.Tetapi komunikasi informal juga mengontrol perilaku . ketika kelompok kerja menggoda atau mencela salah seorang anggotanya yang bekerja terlalu rajin ( dan membuat anggota lain tampak buruk ), mereka secara informal berkomunikasi dengan, dan mengontrol, perilaku anggota tersebut.
b. Fungsin motivasi
Komunikasi menjaga motivasi dengan cara menjelaskan kepada para karyawan mengenai apa yang harus dilakukan , seberapa baik pekerjaan mereka, dan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki kinerja sekiranya hasilnya kurang baik. Kita telah melihat hal ini dalam tinjauan kita atas teori-teori penetapan tujuan dan pelaksanaanya . penentuan tujuan yang spesifik, umpan balik atas kemajuan demi tujuan tersebut, dan penegasan atas perilaku yang diinginkan, merangsang motivasi dan membutuhkan komunikasi.
c. Fungsi ekspresi emosional
Bagi banyak karyawan , kelompok kerja mereka adalah sumber utama interaksi sosial. Komunikasi yang terjadi dalam kelompok merupakan sebuah mekanisme fundamental yang melaluinya para anggota menunjukkan rasa frustasi dan rasa puas mereka. Jadi, komunikasi menyediakan jalan keluar bagi ekspresi emosional dari perasaan- perasaan dan untuk memenuhi kebutuhan – kebutuhan sosial
d. Fungsi informasi
Fungsi terakhir komunikasi berhubungan dengan perannya dalam memfasilitasi pengambilan keputusan . Komunikasi memberikan informasi yang dibutuhkan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan cara menyampaikan data untuk mengidentifikasi dan mengevaluasin pilihan-pilihan alternatif yang ada.
B. Proses Komunikasi
1. Menurut Gordon ; 1996 dalam buku Komunikasi yang efektif , oleh Endang Lestari MM
Sebelum masuk dalam proses komunikasi dengan komunikan , di dalam pikiran komunikator terjadi semacam rangsangan atau stimulus. Rangsangan itu dapat terjadi karena faktor di luar dirinya ( menyampaikan pesan karena ada peristiwa di luar dirinya ), atau karena adanya faktor dari dalam dirinya ( menyampaikan pesan dari dirinya sendiri ) yaitu hasil olahan pikiranya sendiri yang ada di benaknya .
Komunikator, sebelum mengirimkan pesanya, akan terlebih dahulu mengemasnya dalam bentuk yang dianggap sesuai dan dapaty diterima serta dimengerti oleh komunikan. Pengemasan pesan ini disebut sebagai ENCODING. ENCODING secara harfiah berarti memasukkan dalam kode. Dengan encoding itu komunikator memasukkan atau mengungkapkan perasaanya ke dalam kode atau lambang dalam bentuk kata-kata atau non kata, misalnya raut wajah, atau gerak gerik tubuh.
Setelah pesan sampai pada komunikan, bila ada feedback, maka komunikan akan bertindak sebagai komunikator, yaitu memasukkan kode yang disebut sebagai decoding untuk disampaikan kembali kepada komunikator.
Proses komunikasi mempunyai dua model yaitu model linier dan model sirkuler :
a. Model linier
Model ini mempunyai ciri sebuah proses yang hanya terdiri dari dua garis lurus, dimana proses komunikasi berawal dari komunikator dan berakir pada komunikan. Biasanya digambarkan dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut :
1. Who (siapa ) ----------------------- Komunikator
2. Says what ( mengatakan apa )................................> isi pernyataan
3. In which channel ( dengan saluran mana).........................>Media
4. To whom ( kepada siapa )............................................> komunikan
5. With what effect( dengan efek seperti apa...............................>efek
b. Model sirkuler
Pada model sirkuler ditandai dengan adanya unsur feedback. Dengan demikian , proses komunikasi tidak berawal dari satu titik dan berakhir pada titik yang lain. Jadi, proses komunikasi sirkuler itu berbalik satu lingkaran penuh.
Komunikasi yang efektif mempunyai ciri-ciri yaitu dua arah ( two ways ) model seperti ini menunjukkan adanya arus dari satu orang atau kelom[pok kepada orang atau kelompok lainya, melalui umpan balik / feedback, kembali ke orang semula, membuat balikan atau putaran penutup. Balikan bermula pada saat seseorang atau pengirim( sender) mempunyai pesan yang akan dikomunikasikan . Pertama-tama, pengirim/sender menulis pesan, dan memberi arti dengan harapan pesannya dapat dimengerti pengirim selanjutnya mengirim pesan atau menyampaikanyya melalui saluran / channel,baik melalui saluran formal atau informal diantara dua pihak, dengan menggunakan yang namanya media atau perantara, misalnya face to face/ berbicara tatap muka, telepon, menulis memo, fax, internet.
Penerima, kemudian menerima pesan itu dan mencoba memahaminya , dengan cara menguraikan isi pesan yang telah diterima. Untuk itiu ia perlu mendengarkan dengan baik apabila pesan disampaikan secara oral, dan membacanya dengan benar apabila pesan disampaikan secara tertulis. Penerima memberitahu kepada pengirim pesan dengan memberikan umpan balik bahwa pesan telah diterima.
Pada model ini komunikasi sering mengalami gangguan, misalnya tulisan tidak jelas peralatan media terganggu sehingga menghambat lancarnnya proses komunikasi. Dalam proses komunikasi ada enam unsur yaitu : gagasan, simbol / ide , pengiriman, penerimaan, interprestasi pesan dan respon.
c. Menueut Stephen P. Robbins dalam buku Perilaku Organisasi
Proses komunikasi ada delapan bagian yaitu : 1. Pengirim, 2. Penyandian, 3. Pesan, 4.saluran 5. Penerjemahan sandi, 6. Penerima, 7. Gangguan, 8. Umpan balik. Pengirim mengirimkan sebuah pesan dengan cara menyandikan pemikirannya. Pesan tersebut adalah produk fisik aktual dari penyandian oleh pengirim. Ketika kita berbicara , pembicaraan tersebut adalah pesan. Ketika kita menulis tulisan tesebut adalah pesan. Ketika kita memberikan gerak isyarat, gerakan lengan kita dan ekspresi wajah adalah pesan. Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempuh perjalanan. Saluran tersebut dipilih oleh pengirim, yang menentukan apakah ia hendak menggunakan saluran yang formal atau informal. Saluran formal disediakan oleh organisasi dan berfungsi sebagai penyampai pesan-pesan yang behubungan dengan aktivita profesional dai para anggotanya. Secara tradisional saluran ini mengikuti rantai otoritas dalam organisasi. Berbagai bentuk pesan lain seperti pesan pribadi atau sosial menggunakan saluran informal dalam organisasi. Saluran informal tersebut bersifat spontan dan timbul sebagai tanggapan terhadap pilihan-pilihan individual. Penerima adalah objek yang menjadi sasaran dari pesan itu. Tetapi sebelum pesan tersebut dapat diterima,simbol di dalamnya harus diterjemahkan menjadi bentuk yang dapat dipahami oleh penerima. Langkah ini disebut penerjemahan sandi dalam pesan. Gangguan mewakili berbagai hambatan komunikasi yang mengacaukan kejelasan pesan. Contoh-contoh sumber gangguan meliputi masalah persepsi, muatan informasi yang berlebihan,kesulitan-kesulitan semantik, atau perbedaan kultural. Mata rantai terakhir dalam proses komunikasi adalah lingkungan umpan balik. Umpan balik adalah sarana pengecekan mengenai seberapa berhasil kita telah menyampaikan pesan kita seperti yang dimaksudkan pada awalnya. Hal ini menentukan apakah pemahaman telah tercapai.
C. Jaringan Kerja Komunikasi
Jaringan kerja komunikasi mempunyai komponen :
1. Anggota KLIK, KLIK adalah : kelompok individu yang paling sedikit . Terdiri dari individu- individu yang keadaan sekelilingnya memungkinkan kontak antar individu, saling menyukai dan merasa amat puas dengan kontak tersebut.
2. Penyendiri, adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok lainnya.
3. Jembatan, adalah anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok.
4. Penghubung, adalah orang yang mengaitkan atau menghubungkan dua klik atau lebih, tapi dia bukan anggota dari salah satu kelompok yang dihubungkan.
5. Penjaga gawang(gate keeper ), adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengendalian atas pesan apa yang akan disebarkan melelui sistem tersebut.
6. Pemimpin pendapat (opinion leader ) , adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka.
7. Kosmopolit, adalah orang yang bebas dari gagasan, prasangka,dan kecintaan lokal. Orang ini melakukan kontak dengan dunia luar organisasi.
Menurut Gunawan Jiwanto , jaringan kerja kerja komunikasi adalah : “Suatu pola komunikasi yang tersusun berdasarkan hubungan kerja dan merupakan aspek struktural dari kelompok pekerja serta memperlihatkan ketergantungan bagian / orang yang satu dengan bagian/orang yang lainnya”
Empat jaringan kerja komunikasi yang umum dipakai adalah :
1. Jaringan kerja komunikasi rantai
Jaringan komunikasi ini cenderung bersifat birokratis yang mengikuti suatu pola komunikasi yang formal dan hirarki organisasi secara ketat.
2. Jaringan kerja komunikasi lingkaran
Jaringan ini berusaha memperpendek jumlah saluran yang harus dilewati pelaku komunikasi, yang berbentuk mata rantai yang saling bersambungan.
3. Jaringan kerja komunikasi roda
Dalam jaringan ini tingkatan hirarki organisasi dikurangi dengan membentuk satu bagian sebagai pusat komunikasi yang mengendalikan jaringan komunikasi lain.
4. Jaringan kerja komunikasi saluran total
Jaringan ini memungkinkan terjadinya komunikasi antar setiap anggota kelompok ( bagian ) dalam organisasi tanpa dibatasi oleh hirarki organisasi. Bentuk ini cenderung bersifat parsitipatif, yang melibatkan seluruh anggota organisasi.
Sedang menurut Stephen P Robbins jaringan kerja komunikasi ada 2 yaitu :
1. Jaringan kelompok formal dalam bentuk jaringan rantai,roda dan saluran.
Jaringan rantai mengikuti rantai komando formal. Jaringan ini mewakili saluran-saluran komunikasi yang dapat anda temui dalam suatu organisasi tiga tingkat yang kaku. Jaringan roda bergantung pada satu figur sentral yang bertindak selaku perantara komunikasi antara semua kelompok. Figur pemimpin sangat kuat. Jaringan seluruh saluran memungkinkan semua anggota kelompok untuk saling berkomunikasi secara aktif. Para anggota kelompok bebas untuk berkontribusi dan tidak ada orang yang memegang peran pemimpin.
2. Jaringan kelompok informal atau desas – desus ( grapevine ). Karakteristik desas-desus ada tiga yaitu :
a. Desas – desus tidak dikontrol oleh manajemen
b. Desas – desus lebih dapat dipercaya dan diandalkan daripada komunike formal yang dikeluarkan oleh manajemen puncak.
c. Desas - desus ebagian besar digunakan untuk memuaskan kepentingan pribadi orang di dalamnya.
D. Hambatan Komunikasi Efektif
Ada beberapa hamabatan yang berpotensi memperlambat atau menyampingkan komunikasi yang efektif. Dalam bagian, kita menyoroti beberapa hambatan penting :
1. Penyaringan,
Penyaringan merujuk pada upaya pengirim yang dengan sengaja memanipulasi informasi sehingga akan menjadi lebih nyaman bagi penerima. Sebagai contoh, ketika seorang menajer mengatakan kepada atasannya hal-hal yang menurutnya ingin didengar oleh atasannya, ia sedang melakukan penyaringan informasi.
2. Perspektif Selektif
Perspektif selektif muncul dikarenakan adanya si penerima, dalam proses komunikasi, secara selektif melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang, dan karakteristik pribadi mereka yang lain.
3. Kelebihan Informasi
Setiap pribadi memiliki kapasitas yang terbatas untuk memproses data. Ketika informasi yang harus kita olah melebihi kapasitas pemrosesan, hasilnya adalah kelebihan informasi.
4. Emosi
Emosi ekstrem seperti rasa girang alang bukan kepalang atau depresi memiliki potensi yang sangat besar untuk menghambat komunikasi yang efektif. Dalam keadaan semacam itu, kita cenderung mengabaikan proses pemikiran rasional dan objektif kita serta menggantikannya dengan penilaian emosional.
5. Bahasa
Suatu perkataan, pernyataan, atau bahasa bisa memiliki arti yang berbeda untuk orang yang berbeda. Umur, pendidikan, dan latar belakang kultural adalah tiga variabel menonjol yang mempengaruhi bahasa yang digunakan seseorang dan definisi yang ia berikan pada kata-kata. Dengan demikian apabila anda dan saya berbicara dalam bahasa yang sama (pakai Bahasa Inggris atau Indonesia), penggunaan bahasa tersebut jauh dari seragam. Jika kita memahami bagaimana masing-masing dari kita memodifikasi bahasa, berbagai kesulitan komunikasi kiranya akan dapat diminimalkan.
E. Mengelola Komunikasi
II. TEAMWORK
Keberadaan teamwork dan kelompok dewasa ini semakin dibutuhkan oleh hampir sebagian besar organisasi. Kelompok adalah dua orang atau lebih yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu, sedangkan teamwork adalah kelompok yang sudah matang yang terdiri dari orang-orang yang saling bergantung, memiliki motivasi dan komitmen untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu.
A . Pembentukan Tim Yang Efektif
Berbagai macam komponen utama yang membentuk tim yang efektif dapat digolongkan menjadi empat kategori umum. Pertama adalah berbagai sumber dan pengaruh kontekstual lain yang menjadikan tim tersebut efektif. Kategori kedua berhubungan dengan komposisi tim. Kategori ketiga adalah rancangan pekerjaan. Yang terakhir, variabel proses mencerminkan hal-hal yang terjadi dalam tim yang mempengaruhi efektifitas. Apa yang dimaksud dengan efektifitas tim ? biasanya, hal ini mencakup ukurn-ukuran objektif mengenai produktifitas tim, penilaian para menajer atas kinerja tim, dan semua ukuran kepuasan anggota.
Tim yang efektif memiliki rasa percaya diri dalam diri mereka. Mereka yakin bisa berhasil. Kita menyebut hal ini sebagai efektifitas tim. Tim yang berhasil saat ini memiliki keyakinan lebih bahwa esok mereka akan lebih berhasil, sehingga memotivasi mereka untuk berusaha lebih giat. Apa yang bisa dilakukan oleh manajer, untuk meningkatkan efektivitas tim. Dua pilihan yang mungkin adalah membantu tim untuk mencapai keberhasilan-keberhasilan kecil dan memberikan pelatihan ketrampilan. Keberhasilan-keberhasilan kecil membangun kepercayaan diri tim. Ketika mengembangkan catatan kinerja yang semakin baik, suatu tim juga meningkatkan keyakinan bersama bahwa usaha-usaha di masa depan akan menghasilkan keberhasilan.
Selain itu, manajer harus mempertimbangkan penyediaan pelatihan untuk meningkatkan berbagai ketrampilan teknis dan antar personal para anggota. Semakin banyak hal yang dapat dilakukan oleh para anggota tim, semakin besar kecendrungan tim tersebut untuk mengembangkan rasa percaya diri dan kemampuan menunjukkan rasa percaya diri tersebut.
B . Keunggulan Teamwork
Beberapa dekade yang lalu, beberapa perusahaan memperkenalkan teamwork kedalam proses produksi mereka, hal itu menjadi berita karena tak seorangpun mau melakukannya. Yang terjadi saat ini adalah sebaliknya. Organisasi yang tidak menggunakan teamwork adalah organisasi yang patut dijadikan berita.
Bagaimanakah kita menjelaskan keunggulan teamwork pada saat ini? Bukti menunjukkan bahwa teamwork biasanya bekerja lebih baik daripada individu ketika tugas-tugas yang dilakukan membutuhkan banyak ketrampilan-ketrampilan, pendapat dan pengalaman. Ketika menyusun ulang dirinya sendiri untuk bersaing secara lebih efektif dan efisien, organisasi berubah menjadi beberapa temwork sebagai sebuah cara yang lebih baik untuk menggunakan bakat-bakat karyawan. Menajemen telah menemukan bahwa teamwork lebih fleksibel dan responsif terhadap berbagai peristiwa yang selalu berubah daripada departemen-departemen tradisional atau bentuk - bentuk pengelompokan permanen lainnya. Teamwork memiliki kecakapan untuk berkumpul, menyebarkan, berkumpul kembali, dan membubarkan diri dengan cepat.
Tetapi jangan mengabaikan berbagai sifat memotivasi dari teamwork. Teamwork memudahkan partisipasi karyawan dalam membuat berbagai keputusan. Sebagai contoh, beberapa pekerja lini perakitan dari beberapa perusahaan merupakan bagian dari teamwork penjualan yang membantu para pelanggan.
Para pekerja ini mengenal produk – produk tersebut lebih baik daripada penjual tradisional manapun;dan dengan berkeliling serta berbicara dengan para petani, para pekerja yang dibayar perjam ini mengembangkan berbagai keterampilan baru dan menjadi lebih terlibat dalam pekerjaan – pekerjaan mereka. Jadi, penjelasan lain untuk keunggulan teamwork adalah teamwork merupakan sebuah cara yang efektif bagi manajemen untuk mendemokratisasi organisasi mereka dan meningkatkan motivasi karyawan.
C . Perbedaan Teamwork dan Kelompok
Teamwork dan kelompok bukanlah hal yang sama. Dalam bagian ini kita akan membahas mengenai perbedaan antara kelompok dan teamwork. Pada pembahasan sebelumnya telah didefinisikan bahwa kelompok adalah sebagai dua individu atau lebih, yang berinteraksi dan saling bergantung, yang berkumpul untuk mencapai berbagai tujuan. Kelompok kerja adalah kelompok yang berinteraksi terutama untuk berbagai informasi dan membuat berbagai keputusan untuk membantu setiap anggota bekerja di dalam area tanggung jawabnya.
Kelompok kerja tidak mempunyai kebutuhan atau kesempatan untuk terlibat dalam kerja kolektif yang membutuhkan usaha bersama. Jadi kinerja mereka hanya merupakan gabungan akhir dari konstribusi individual setiap anggota kelompok. Tidak sinergi positif yang bisa menciptakan seluruh tingkat kinerja yang lebih tinggi daripada jumlah masukan.
Sedangkan teamwork menghasilkan sinergi positif malalui usaha yang terkoordinasi. Usaha-usaha individual mereka menghasilkan satu tingkat kinerja yang lebih tinggi daripada jumlah masukan individual. Gambaran dibawah ini menekankan perbedaan antara kelompok kerja dan teamwork.
Kelompok Kerja Teamwork
Definisi-definisi ini akan membantu menjelaskan mengapa ada begitu banyak organisasi yang akhir-akhir ini menyususn ulang proses kerja seputar teamwork. Manajemen mencari sinergi positif yang memungkinkan organisasi mereka untuk meningkatkan kinerja. Penggunaan teamwork secaran ekstensif menghasilkan potensi bagi sebuah organisasi untuk membuahkan banyak hasil yang lebih besar tanpa peningkatan masukan. Namun, perhatikan apa yang kita sebut potensi. Tidak ada yang dengan sendirinya membuat berbagai teamwork yang memastikan pencapaian sinergi positif. Hanya semata-mata menyebut sebuah kelompok sebagai teamwork tidak otomatis meningkatkan kinerjanya.
D . Mengubah Individu Menjadi Pemain Tim
Sampai pada poin ini, kita telah membuat alasan yang kuat untuk menilai popularitas tim yang semakin meningkat. Tetapi, terdapat banyak individu yang pada dasarnya bukanlah pemain-pemain tim. Juga, terdapat banyak organisasi yang menurut sejarah mendorong prestasi individual. Organisasi-organisasi tersebut telah menciptakan lingkungan kerja yang kompetitif dimana hanya orang-orang yang kuat yang dapat bertahan. Berikut adalah berbagai pilihan utama yang dimiliki para manajer yang berusaha mengubah individu menjadi pemain :
1. Seleksi, pada dasarnya semua orang sudah memiliki ketrampilan antarpersonal agar bisa menjadi pemain tim yang efektif. Selain ketrampilan teknis yang dibutuhkan kita juga harus memastikan bahwa calon karyawan bisa memenuhi peran tim mereka. Ketika kita menghadapi calon karyawan yang tidak memiliki ketrampilan tim, para menajer memiliki tiga pilihan. Para calon karyawan menjalani pelatihan untuk membuat mereka menjadi pemain tim. Bila hal ini tidak berhasil maka pilihan lain adalah memindahkan individu tersebut ke unit lain didalam organisasi tersebut. Atau bahkan mungkin tidak mempekerjakan calon karyawan tersebut.
2. Pelatihan, para ahli pelatihan mengadakan berbagai pelatihan yang memungkinkan karyawan memperoleh kepuasan yang didapat dari kerjasama tim. Mereka biasanya memberikan lokakarya (workshop)untuk membantu karyawan meningkatkan ketrampilan menyelesaikan masalah, kmunikasi, noegosiasi, manajemen konflik, para pelatih juga terfokus kepada bagaimana suatu tim melewati berbagai tingkat sebelum akhirnya berfungsi dengan baik. Para karyawan juga diingatkan akan pentingnya rasa sabar, karena tim membutuhkan waktu lebih lama untuk membuat keputusan-keputusan bila dibandingkan para karyawan yang bertindak sendirian. Konsultan-konsultan luar juga bisa dibawa untuk memberi para pekerja berbagai ketrampilan praktis untuk bekerja dalam tim.
3. Penghargaan, promosi kenaikan gaji dan berbagai bentuk penghargaan lainnya harus diberikan kepada para individu demi keefektifan mereka sebagai anggota tim kolaboratif. Ini tidak berarti konstribusi-konstribusi individual dabaikan; bahkan hal ini diimbangi dengan berbagai konstribusi yang tidak mementingkan diri sendiri untuk tim tersebut. Contoh prilaku yang seharusnya mendapatkan penghargaan mencakup pelatihan para kolega baru, berbagai informasi dengan rekan-rekan tim, membantu menyelesaikan berbagai konflik tim, dan menguasai banyak keterampilan baru yang penting tetapi kurang dikuasai oleh tim tersebut.
E . Pengelolaan Tim
Tidak peduli apakah Anda seorang bos, karyawan ataupun professional; bila Anda tahu bagaimana cara mengelola team work (kerja sama tim), Anda pasti akan mampu mendapatkan hasil yang luar biasa. Agar dapat membangun sebuah tim yang bagus dan baik, diperlukan lebih dari sekedar mengumpulkan orang-orang yang tepat. Sebab, ujian utama dari leadership sebenarnya adalah menciptakan lingkungan di mana setiap individu mau bekerja secara kooperatif dan kolaboratif.
1. Fokus
Jelaskan rencana jangka panjang organisasi dan lakukan follow-up dengan teratur. Orang-orang sering kali terlalu fokus pada masalah hari ini dan pekerjaan rutinnya sehingga kehilangan gambaran dari tujuan utama secara keseluruhan. Jadi, sewaktu anggota lainnya sedang berkonsentrasi menyelesaikan masalah, anggota lain dapat mendedikasikan lebih banyak waktunya untuk me-review proses dan mengeliminasi masalah-masalah yang mungkin muncul di masa depan.
2. Definisikan Peran
Garis bawahi dengan jelas tanggung jawab dan peran setiap individu dalam suatu tim. Hal ini sangat penting untuk menjamin kesuksesan tim. Pemahaman tim terhadap tugas dan tanggung jawab masing-masing akan sangat membantu dalam pelaksanaan kerja sama tim secara kolaboratif. Dukunglah tim Anda untuk mendefinisikan fungsi mereka. Para anggota tim akan mampu mengambil lebih banyak tanggung jawab apabila mereka berada dalam posisi yang cocok, dan salah satu dari mereka mungkin akan dapat mengeluarkan bakat baru yang tidak disadari sebelumnya.
3. Tetapkan Tujuan
Anggota tim perlu memperhatikan tujuan individu maupun tujuan tim. Dukunglah mereka untuk menentukan tujuan jangka pendek yang dapat diraih dan dapat diukur, serta tujuan jangka panjang. Dengan tujuan yang jelas dan kode etik atau aturan tertentu, tim akan mulai bisa mengatur dirinya sendiri untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Pantauan dari senior sangat dibutuhkan untuk menghilangkan sifat-sifat negatif seperti kemalasan, keterlambatan, serta suka menunda-nunda pekerjaan. Komunikasikan selalu setiap tujuan dengan jelas, dan pastikan setiap anggota tim benar-benar memahaminya.
4. Bagikan Informasi
Informasi yang disembunyikan akan dianggap sebagai gossip atau rumor. Produktivitas dan moral tim akan menurun bila mereka menemukan banyak informasi yang tidak jelas berkeliaran, terutama di masa-masa sulit atau peralihan. Bagikan dan sebarkanlah semua informasi yang memang perlu dikomunikasikan ke semua anggota tim, dan jangan lupa untuk terus meng-update informasi tersebut sesering mungkin.
5. Kepercayaan
Jadilah orang yang dapat dipercaya dan diandalkan. Hargailah kata-kata Anda sendiri. Bila Anda seorang pemimpin dan Anda sudah berjanji untuk memberikan sesuatu kepada anak buah, maka pastikan Anda menepati janji tersebut. Bila Anda salah satu anggota tim dan pernah berjanji untuk melakukan sesuatu kepada tim atau pemimpin Anda, maka pastikan juga Anda menepati janji tersebut. Perlakukan setiap anggota tim dengan perlakuan yang sama. Jangan ada "amak emas" dan "orang istimewa".
6. Dengarkan
Bersikaplah terbuka terhadap ide-ide dari anggota tim lain. Berikan mereka kesempatan untuk menyampaikan pendapat dalam rapat atau saat brainstorming. Pertimbagkan setiap saran mereka. Kita tidak akan pernah benar-benar tahu saran dan pendapat mana yang terbaik sampai kita sendiri membuktikannya. Banyak organisasi menghabiskan dana besar untuk menyewa konsultan dari luar, tanpa terlebih dahulu menanyakan pendapat pegawai dan anak buahnya sendiri. Padahal, sering kali merekalah yang paling tahu problem apa yang terjadi di dalam. Berikan pujian kepada anggota tim kita dan jadilah seorang pemimpin dan pendengar yang baik.
7. Bersabar
Bila tim Anda terlihat bermasalah dan tidak menunjukkan hasil apa pun, bersabarlah. Beri waktu dan amati perkembangannya. Sering kali mereka bisa mengatasi masalahnya sendiri, dan Anda perlu mengawasi dan mengamati saja. Bila hal ini tidak terjadi, maka beraksilah. Pecat dan hire orang lain bila memang diperlukan. Tidak ada gunanya menyimpan "benalu" di dalam tim.
8. Dukungan
Setiap anggota tim harus ditantang untuk berkontribusi dalam segala hal. Dorong mereka untuk ikut training bila memang diperlukan dan beri kesempatan untuk keluar dan melakukan sendiri tugas-tugasnya. Mereka perlu merasa nyaman dalam melakukan tugas supaya dapat menemukan potensi unik dalam diri mereka sendiri. Ubahlah tanggung jawab setiap anggota tim bila memang dianggap perlu. Ketahuilah kekuatan dan kelemahan dari setiap anggota tim dan berikan dukungan positif terhadap kedua hal itu.
9. Tunjukkan Antusiasme
Antusiasme mudah menular. Selalulah bersikap positif dan penuh harap. Bila mereka melihat Anda mengharapkan sesuatu dari mereka, maka ada peluang mereka akan memberikan yang terbaik dan berusaha tidak mengecewakan Anda. Fokuslah juga pada hal-hal yang dikerjakan dengan benar, dan tidak selalu melihat kesalahan orang lain saja.
10. Have Fun
Bangun semangat yang ada di dalam tim agar bisa selalu memberikan energi yang tinggi dan spirit persatuan. Sediakan waktu untuk tertawa bersama dan ciptakan suasana yang sesantai mungkin. Tidak ada tujuan yang dapat dicapai dengan mudah bila suasananya selalu tegang.
11. Delegasi
Jelaskan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana caranya (bila diperlukan), lalu biarkan. Lebih baik lagi jika Anda dapat menjelaskan masalah yang ada dan seperti apa hasil yang Anda inginkan. Lalu, biarkan tim Anda mengembangkan cara mereka sendiri untuk menyelesaikan tugas tersebut sesuai waktu yang telah ditetapkan. Bila jadwa; review hari selasa depan, maka janngan menanyakan hasilnya hari ini. Berilah kepercayaan kepada tim Anda untuk memenuhi deadline masing-masing.
12. Berikan Penghargaan
Rayakan keberhasilan bersama-sama dan berikan penghargaan kepada anggota tim tapi tidak secara individual. Dalam setiap tim akan mempunyai individu yang menonjol pada bidang tertentu. Kenalilah hal ini dengan cepat melalui performance review process dan gunakan untuk mendukung kerja sama tim. Hindari semua tindakan yang bisa menimbulkan kecemburuan di antara anggota. Selalu bicara positif tentang anggota tim Anda secara keseluruhan. Promosikan talenta, usaha, dedikasi dan kesuksesan mereka.
Terakhir, yang penting adalah terus-menerus memberi inspirasi kepada semua anggota tim. Bila Anda berbicara tentang hal apa pun yang berhubungan dengan tim, gunakanlah kata "kita" dan bukan kata "saya". Selamat bekerja sama dan sukses untuk Anda semua.
Daftar Pustaka
Stephan P. Robins, dan Timothy A. Judge Perilaku Organisasi (Organizational Bahavior)
Drs. Danang Sunyoto, SE., SH., MM. Dan Burhanudin, SE., M. Si.
http://www.
READ MORE -
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Komunikasi adalah kunci keberhasilan berinteraksi dalam kehidupan dunia kerja. Bila komunikasi berjalan efektif , maka arus informasi dalam dinamika kerja pun akan berjalan lancar sehingga dapat mempercepat proses penyelesaian suatu pekerjaan. Sebaliknya bila komunikasi terlambat , arus informasi pun tersendat dan akibatnya akan membuat suatu pekerjaan akan terlambat diselesaikan.
Dalam konteks dunia kerja , arus komunikasi antara atasan dan bawahan dan sesama rekan sekerja bahkan dengan pihak lain yang terkait dalam kegiatan suatu pekerjaan akan sangat berdampak pada kinerja semua unsur yang ada di lingkungan dunia kerja tersebut. Oleh karena itu siapapun yang memasuki dunia kerja harus menyadari dan memahami pentingnya efektivitas komunikasin dalam menjalin hubungan yang sehat dilingkungan tempatnya beraktifitas.
Semua organisasi yang berada di lingkungan kerja manapun pasti menginginkan hasil yang baik dan optimal. Dalam pencapaian kerja yang optimal akan ada suatu kerjasama antar bagian dan saling melengkapi untuk menyelesaikan tugas masing –masing bagian dan akhirnya menuju pada pencapaian organisasi. Untuk mencapai itu semua dibutuhkan kerja sama yang baik saling berkoordinasi dan berinteraksi dalam bentuk kerja tim (team work ) dalam sebuah organisasi.
B. Tujuan Penulisan
Penulisan makalah bertujuan agar para pengelola organisasi baik itu organisasi pendidikan maupun organisasi yang lain dapat meningkatkan kualitas organisasi dan pengelolaan organisasi secara optimal. Para pelaku organisasi harus mengetahui masalah komunikasi dengan baik dan benar , sehingga dalam melaksanakan tugasnya para pelaku organisasi bisa berjalan dengan baik dan tujuan organisasi dapat dicapai dengan baik pula. Makalah ini juga memberikan gambaran tentang bagaimna menyusun teamwork atau tim kerja yang baik dalam lingkungan kerja .
C. Rumusan Masalah
Makalah yang berjudul ” Peran Komunikasi Dalam Proses Pengambilan Keputusan Kelompok dan Menyusun Teamwork di lingkungan Kerja ” mengambil beberapa masalah untuk dibahas diantaranya :
1. Definisi dan fungsi komunikasi
2. Proses komunikasi
3. Jaringan kerja komunikasi
4. Hambatan komunikasi efektif
5. Mengelola komunikasi
6. Pembentukan tim yang efektif
7. Keunggulan teamwork
8. Perbedaan teamwork dan
9. Mengubah individu menjadi pemain tim
10. Pengelolaan tim
BAB II
PEMBAHASAN
I. KOMUNIKASI
A. Definisi dan Fungsi Komunikasi.
Disini akan dibahas mengenai definisi dan fungsi dari komunikasi.
1. Definisi komunikasi
a. Menurut Hardjana ,2003
Secara etimologis komunikasi berasal dari bahasa latin yaitu cum, sebuah kata depan yang artinya dengan,atau bersama dengan. Dan kata units sebuah kata bilangan yang berarti satu. Dua kata tersebut membentuk kata benda communio yang dalam bahasa inggris disebut communion, yang berartikebersamaan,persatuan persekutuan, gabungan,pergaulan atau hubungan.Karena untuk bercommunio diperlukan adanya usaha dan kerja maka kata ini dibuat kata kerja communicate yang berarti membagi sesuatu dengan seseorang, tukar menukar, membicarakan sesuatu dengan orang, memberitahukan sesuatu pada seseorang, bercakap-cakap, bertukar pikiran, berhubungan, berteman. Jadi komunikasi berarti pemberitahuan, pembicaraan,percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan.
b. Menurut Longman Dictionary Of Contemporary English
Memberikan definisi kata communicate sebagai upaya untuk membuat pendapat,mengatakan perasaan, menyampaikan informasi dan sebagainya agar diketaahui atau dipahami oleh orang lain ( to make opinions, feelings, information etc, know or understuud by others )
c. Menurut Dennis Murphy dalam bukunya Better Business Communication yang dikutip oleh Drs. Ig Wursanto (1994 ) dalam bukunya Etika Komunikasi Kantor.
Komunikasi adalah seluruh proses yang digunakan untuk mencapai pikiran-pikiran orang lain.
2. Fungsi Komunikasi
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi pada komersial maupun sosial , komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut maka komunikasi mempunyai empat fungsi utama yaitu :kontrol, motivasi,ekspresi emosional , dan informasi.
a. Fungsi kontrol
Komunikasi dengan cara-cara tertentu bertindak untuk mengontrol perilaku anggota. Organisasi memiliki herarki otoritas dan garis panduan formal yang wajib ditaati oleh karyawan. Ketika karyawan , misalnya diwajibkan untuk pertama tama mengomunikasikan segala keluhan terkait pekerjaan kepada atasan langsung mereka, untuk mengikuti deskripsi kerja mereka, atau untuk mematuhi segala kebijakan perusahaan, komunikasi sedang menjalankan fungsi kontrolnya.Tetapi komunikasi informal juga mengontrol perilaku . ketika kelompok kerja menggoda atau mencela salah seorang anggotanya yang bekerja terlalu rajin ( dan membuat anggota lain tampak buruk ), mereka secara informal berkomunikasi dengan, dan mengontrol, perilaku anggota tersebut.
b. Fungsin motivasi
Komunikasi menjaga motivasi dengan cara menjelaskan kepada para karyawan mengenai apa yang harus dilakukan , seberapa baik pekerjaan mereka, dan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki kinerja sekiranya hasilnya kurang baik. Kita telah melihat hal ini dalam tinjauan kita atas teori-teori penetapan tujuan dan pelaksanaanya . penentuan tujuan yang spesifik, umpan balik atas kemajuan demi tujuan tersebut, dan penegasan atas perilaku yang diinginkan, merangsang motivasi dan membutuhkan komunikasi.
c. Fungsi ekspresi emosional
Bagi banyak karyawan , kelompok kerja mereka adalah sumber utama interaksi sosial. Komunikasi yang terjadi dalam kelompok merupakan sebuah mekanisme fundamental yang melaluinya para anggota menunjukkan rasa frustasi dan rasa puas mereka. Jadi, komunikasi menyediakan jalan keluar bagi ekspresi emosional dari perasaan- perasaan dan untuk memenuhi kebutuhan – kebutuhan sosial
d. Fungsi informasi
Fungsi terakhir komunikasi berhubungan dengan perannya dalam memfasilitasi pengambilan keputusan . Komunikasi memberikan informasi yang dibutuhkan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan cara menyampaikan data untuk mengidentifikasi dan mengevaluasin pilihan-pilihan alternatif yang ada.
B. Proses Komunikasi
1. Menurut Gordon ; 1996 dalam buku Komunikasi yang efektif , oleh Endang Lestari MM
Sebelum masuk dalam proses komunikasi dengan komunikan , di dalam pikiran komunikator terjadi semacam rangsangan atau stimulus. Rangsangan itu dapat terjadi karena faktor di luar dirinya ( menyampaikan pesan karena ada peristiwa di luar dirinya ), atau karena adanya faktor dari dalam dirinya ( menyampaikan pesan dari dirinya sendiri ) yaitu hasil olahan pikiranya sendiri yang ada di benaknya .
Komunikator, sebelum mengirimkan pesanya, akan terlebih dahulu mengemasnya dalam bentuk yang dianggap sesuai dan dapaty diterima serta dimengerti oleh komunikan. Pengemasan pesan ini disebut sebagai ENCODING. ENCODING secara harfiah berarti memasukkan dalam kode. Dengan encoding itu komunikator memasukkan atau mengungkapkan perasaanya ke dalam kode atau lambang dalam bentuk kata-kata atau non kata, misalnya raut wajah, atau gerak gerik tubuh.
Setelah pesan sampai pada komunikan, bila ada feedback, maka komunikan akan bertindak sebagai komunikator, yaitu memasukkan kode yang disebut sebagai decoding untuk disampaikan kembali kepada komunikator.
Proses komunikasi mempunyai dua model yaitu model linier dan model sirkuler :
a. Model linier
Model ini mempunyai ciri sebuah proses yang hanya terdiri dari dua garis lurus, dimana proses komunikasi berawal dari komunikator dan berakir pada komunikan. Biasanya digambarkan dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut :
1. Who (siapa ) ----------------------- Komunikator
2. Says what ( mengatakan apa )................................> isi pernyataan
3. In which channel ( dengan saluran mana).........................>Media
4. To whom ( kepada siapa )............................................> komunikan
5. With what effect( dengan efek seperti apa...............................>efek
b. Model sirkuler
Pada model sirkuler ditandai dengan adanya unsur feedback. Dengan demikian , proses komunikasi tidak berawal dari satu titik dan berakhir pada titik yang lain. Jadi, proses komunikasi sirkuler itu berbalik satu lingkaran penuh.
Komunikasi yang efektif mempunyai ciri-ciri yaitu dua arah ( two ways ) model seperti ini menunjukkan adanya arus dari satu orang atau kelom[pok kepada orang atau kelompok lainya, melalui umpan balik / feedback, kembali ke orang semula, membuat balikan atau putaran penutup. Balikan bermula pada saat seseorang atau pengirim( sender) mempunyai pesan yang akan dikomunikasikan . Pertama-tama, pengirim/sender menulis pesan, dan memberi arti dengan harapan pesannya dapat dimengerti pengirim selanjutnya mengirim pesan atau menyampaikanyya melalui saluran / channel,baik melalui saluran formal atau informal diantara dua pihak, dengan menggunakan yang namanya media atau perantara, misalnya face to face/ berbicara tatap muka, telepon, menulis memo, fax, internet.
Penerima, kemudian menerima pesan itu dan mencoba memahaminya , dengan cara menguraikan isi pesan yang telah diterima. Untuk itiu ia perlu mendengarkan dengan baik apabila pesan disampaikan secara oral, dan membacanya dengan benar apabila pesan disampaikan secara tertulis. Penerima memberitahu kepada pengirim pesan dengan memberikan umpan balik bahwa pesan telah diterima.
Pada model ini komunikasi sering mengalami gangguan, misalnya tulisan tidak jelas peralatan media terganggu sehingga menghambat lancarnnya proses komunikasi. Dalam proses komunikasi ada enam unsur yaitu : gagasan, simbol / ide , pengiriman, penerimaan, interprestasi pesan dan respon.
c. Menueut Stephen P. Robbins dalam buku Perilaku Organisasi
Proses komunikasi ada delapan bagian yaitu : 1. Pengirim, 2. Penyandian, 3. Pesan, 4.saluran 5. Penerjemahan sandi, 6. Penerima, 7. Gangguan, 8. Umpan balik. Pengirim mengirimkan sebuah pesan dengan cara menyandikan pemikirannya. Pesan tersebut adalah produk fisik aktual dari penyandian oleh pengirim. Ketika kita berbicara , pembicaraan tersebut adalah pesan. Ketika kita menulis tulisan tesebut adalah pesan. Ketika kita memberikan gerak isyarat, gerakan lengan kita dan ekspresi wajah adalah pesan. Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempuh perjalanan. Saluran tersebut dipilih oleh pengirim, yang menentukan apakah ia hendak menggunakan saluran yang formal atau informal. Saluran formal disediakan oleh organisasi dan berfungsi sebagai penyampai pesan-pesan yang behubungan dengan aktivita profesional dai para anggotanya. Secara tradisional saluran ini mengikuti rantai otoritas dalam organisasi. Berbagai bentuk pesan lain seperti pesan pribadi atau sosial menggunakan saluran informal dalam organisasi. Saluran informal tersebut bersifat spontan dan timbul sebagai tanggapan terhadap pilihan-pilihan individual. Penerima adalah objek yang menjadi sasaran dari pesan itu. Tetapi sebelum pesan tersebut dapat diterima,simbol di dalamnya harus diterjemahkan menjadi bentuk yang dapat dipahami oleh penerima. Langkah ini disebut penerjemahan sandi dalam pesan. Gangguan mewakili berbagai hambatan komunikasi yang mengacaukan kejelasan pesan. Contoh-contoh sumber gangguan meliputi masalah persepsi, muatan informasi yang berlebihan,kesulitan-kesulitan semantik, atau perbedaan kultural. Mata rantai terakhir dalam proses komunikasi adalah lingkungan umpan balik. Umpan balik adalah sarana pengecekan mengenai seberapa berhasil kita telah menyampaikan pesan kita seperti yang dimaksudkan pada awalnya. Hal ini menentukan apakah pemahaman telah tercapai.
C. Jaringan Kerja Komunikasi
Jaringan kerja komunikasi mempunyai komponen :
1. Anggota KLIK, KLIK adalah : kelompok individu yang paling sedikit . Terdiri dari individu- individu yang keadaan sekelilingnya memungkinkan kontak antar individu, saling menyukai dan merasa amat puas dengan kontak tersebut.
2. Penyendiri, adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok lainnya.
3. Jembatan, adalah anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok.
4. Penghubung, adalah orang yang mengaitkan atau menghubungkan dua klik atau lebih, tapi dia bukan anggota dari salah satu kelompok yang dihubungkan.
5. Penjaga gawang(gate keeper ), adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengendalian atas pesan apa yang akan disebarkan melelui sistem tersebut.
6. Pemimpin pendapat (opinion leader ) , adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka.
7. Kosmopolit, adalah orang yang bebas dari gagasan, prasangka,dan kecintaan lokal. Orang ini melakukan kontak dengan dunia luar organisasi.
Menurut Gunawan Jiwanto , jaringan kerja kerja komunikasi adalah : “Suatu pola komunikasi yang tersusun berdasarkan hubungan kerja dan merupakan aspek struktural dari kelompok pekerja serta memperlihatkan ketergantungan bagian / orang yang satu dengan bagian/orang yang lainnya”
Empat jaringan kerja komunikasi yang umum dipakai adalah :
1. Jaringan kerja komunikasi rantai
Jaringan komunikasi ini cenderung bersifat birokratis yang mengikuti suatu pola komunikasi yang formal dan hirarki organisasi secara ketat.
2. Jaringan kerja komunikasi lingkaran
Jaringan ini berusaha memperpendek jumlah saluran yang harus dilewati pelaku komunikasi, yang berbentuk mata rantai yang saling bersambungan.
3. Jaringan kerja komunikasi roda
Dalam jaringan ini tingkatan hirarki organisasi dikurangi dengan membentuk satu bagian sebagai pusat komunikasi yang mengendalikan jaringan komunikasi lain.
4. Jaringan kerja komunikasi saluran total
Jaringan ini memungkinkan terjadinya komunikasi antar setiap anggota kelompok ( bagian ) dalam organisasi tanpa dibatasi oleh hirarki organisasi. Bentuk ini cenderung bersifat parsitipatif, yang melibatkan seluruh anggota organisasi.
Sedang menurut Stephen P Robbins jaringan kerja komunikasi ada 2 yaitu :
1. Jaringan kelompok formal dalam bentuk jaringan rantai,roda dan saluran.
Jaringan rantai mengikuti rantai komando formal. Jaringan ini mewakili saluran-saluran komunikasi yang dapat anda temui dalam suatu organisasi tiga tingkat yang kaku. Jaringan roda bergantung pada satu figur sentral yang bertindak selaku perantara komunikasi antara semua kelompok. Figur pemimpin sangat kuat. Jaringan seluruh saluran memungkinkan semua anggota kelompok untuk saling berkomunikasi secara aktif. Para anggota kelompok bebas untuk berkontribusi dan tidak ada orang yang memegang peran pemimpin.
2. Jaringan kelompok informal atau desas – desus ( grapevine ). Karakteristik desas-desus ada tiga yaitu :
a. Desas – desus tidak dikontrol oleh manajemen
b. Desas – desus lebih dapat dipercaya dan diandalkan daripada komunike formal yang dikeluarkan oleh manajemen puncak.
c. Desas - desus ebagian besar digunakan untuk memuaskan kepentingan pribadi orang di dalamnya.
D. Hambatan Komunikasi Efektif
Ada beberapa hamabatan yang berpotensi memperlambat atau menyampingkan komunikasi yang efektif. Dalam bagian, kita menyoroti beberapa hambatan penting :
1. Penyaringan,
Penyaringan merujuk pada upaya pengirim yang dengan sengaja memanipulasi informasi sehingga akan menjadi lebih nyaman bagi penerima. Sebagai contoh, ketika seorang menajer mengatakan kepada atasannya hal-hal yang menurutnya ingin didengar oleh atasannya, ia sedang melakukan penyaringan informasi.
2. Perspektif Selektif
Perspektif selektif muncul dikarenakan adanya si penerima, dalam proses komunikasi, secara selektif melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang, dan karakteristik pribadi mereka yang lain.
3. Kelebihan Informasi
Setiap pribadi memiliki kapasitas yang terbatas untuk memproses data. Ketika informasi yang harus kita olah melebihi kapasitas pemrosesan, hasilnya adalah kelebihan informasi.
4. Emosi
Emosi ekstrem seperti rasa girang alang bukan kepalang atau depresi memiliki potensi yang sangat besar untuk menghambat komunikasi yang efektif. Dalam keadaan semacam itu, kita cenderung mengabaikan proses pemikiran rasional dan objektif kita serta menggantikannya dengan penilaian emosional.
5. Bahasa
Suatu perkataan, pernyataan, atau bahasa bisa memiliki arti yang berbeda untuk orang yang berbeda. Umur, pendidikan, dan latar belakang kultural adalah tiga variabel menonjol yang mempengaruhi bahasa yang digunakan seseorang dan definisi yang ia berikan pada kata-kata. Dengan demikian apabila anda dan saya berbicara dalam bahasa yang sama (pakai Bahasa Inggris atau Indonesia), penggunaan bahasa tersebut jauh dari seragam. Jika kita memahami bagaimana masing-masing dari kita memodifikasi bahasa, berbagai kesulitan komunikasi kiranya akan dapat diminimalkan.
E. Mengelola Komunikasi
II. TEAMWORK
Keberadaan teamwork dan kelompok dewasa ini semakin dibutuhkan oleh hampir sebagian besar organisasi. Kelompok adalah dua orang atau lebih yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu, sedangkan teamwork adalah kelompok yang sudah matang yang terdiri dari orang-orang yang saling bergantung, memiliki motivasi dan komitmen untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu.
A . Pembentukan Tim Yang Efektif
Berbagai macam komponen utama yang membentuk tim yang efektif dapat digolongkan menjadi empat kategori umum. Pertama adalah berbagai sumber dan pengaruh kontekstual lain yang menjadikan tim tersebut efektif. Kategori kedua berhubungan dengan komposisi tim. Kategori ketiga adalah rancangan pekerjaan. Yang terakhir, variabel proses mencerminkan hal-hal yang terjadi dalam tim yang mempengaruhi efektifitas. Apa yang dimaksud dengan efektifitas tim ? biasanya, hal ini mencakup ukurn-ukuran objektif mengenai produktifitas tim, penilaian para menajer atas kinerja tim, dan semua ukuran kepuasan anggota.
Tim yang efektif memiliki rasa percaya diri dalam diri mereka. Mereka yakin bisa berhasil. Kita menyebut hal ini sebagai efektifitas tim. Tim yang berhasil saat ini memiliki keyakinan lebih bahwa esok mereka akan lebih berhasil, sehingga memotivasi mereka untuk berusaha lebih giat. Apa yang bisa dilakukan oleh manajer, untuk meningkatkan efektivitas tim. Dua pilihan yang mungkin adalah membantu tim untuk mencapai keberhasilan-keberhasilan kecil dan memberikan pelatihan ketrampilan. Keberhasilan-keberhasilan kecil membangun kepercayaan diri tim. Ketika mengembangkan catatan kinerja yang semakin baik, suatu tim juga meningkatkan keyakinan bersama bahwa usaha-usaha di masa depan akan menghasilkan keberhasilan.
Selain itu, manajer harus mempertimbangkan penyediaan pelatihan untuk meningkatkan berbagai ketrampilan teknis dan antar personal para anggota. Semakin banyak hal yang dapat dilakukan oleh para anggota tim, semakin besar kecendrungan tim tersebut untuk mengembangkan rasa percaya diri dan kemampuan menunjukkan rasa percaya diri tersebut.
B . Keunggulan Teamwork
Beberapa dekade yang lalu, beberapa perusahaan memperkenalkan teamwork kedalam proses produksi mereka, hal itu menjadi berita karena tak seorangpun mau melakukannya. Yang terjadi saat ini adalah sebaliknya. Organisasi yang tidak menggunakan teamwork adalah organisasi yang patut dijadikan berita.
Bagaimanakah kita menjelaskan keunggulan teamwork pada saat ini? Bukti menunjukkan bahwa teamwork biasanya bekerja lebih baik daripada individu ketika tugas-tugas yang dilakukan membutuhkan banyak ketrampilan-ketrampilan, pendapat dan pengalaman. Ketika menyusun ulang dirinya sendiri untuk bersaing secara lebih efektif dan efisien, organisasi berubah menjadi beberapa temwork sebagai sebuah cara yang lebih baik untuk menggunakan bakat-bakat karyawan. Menajemen telah menemukan bahwa teamwork lebih fleksibel dan responsif terhadap berbagai peristiwa yang selalu berubah daripada departemen-departemen tradisional atau bentuk - bentuk pengelompokan permanen lainnya. Teamwork memiliki kecakapan untuk berkumpul, menyebarkan, berkumpul kembali, dan membubarkan diri dengan cepat.
Tetapi jangan mengabaikan berbagai sifat memotivasi dari teamwork. Teamwork memudahkan partisipasi karyawan dalam membuat berbagai keputusan. Sebagai contoh, beberapa pekerja lini perakitan dari beberapa perusahaan merupakan bagian dari teamwork penjualan yang membantu para pelanggan.
Para pekerja ini mengenal produk – produk tersebut lebih baik daripada penjual tradisional manapun;dan dengan berkeliling serta berbicara dengan para petani, para pekerja yang dibayar perjam ini mengembangkan berbagai keterampilan baru dan menjadi lebih terlibat dalam pekerjaan – pekerjaan mereka. Jadi, penjelasan lain untuk keunggulan teamwork adalah teamwork merupakan sebuah cara yang efektif bagi manajemen untuk mendemokratisasi organisasi mereka dan meningkatkan motivasi karyawan.
C . Perbedaan Teamwork dan Kelompok
Teamwork dan kelompok bukanlah hal yang sama. Dalam bagian ini kita akan membahas mengenai perbedaan antara kelompok dan teamwork. Pada pembahasan sebelumnya telah didefinisikan bahwa kelompok adalah sebagai dua individu atau lebih, yang berinteraksi dan saling bergantung, yang berkumpul untuk mencapai berbagai tujuan. Kelompok kerja adalah kelompok yang berinteraksi terutama untuk berbagai informasi dan membuat berbagai keputusan untuk membantu setiap anggota bekerja di dalam area tanggung jawabnya.
Kelompok kerja tidak mempunyai kebutuhan atau kesempatan untuk terlibat dalam kerja kolektif yang membutuhkan usaha bersama. Jadi kinerja mereka hanya merupakan gabungan akhir dari konstribusi individual setiap anggota kelompok. Tidak sinergi positif yang bisa menciptakan seluruh tingkat kinerja yang lebih tinggi daripada jumlah masukan.
Sedangkan teamwork menghasilkan sinergi positif malalui usaha yang terkoordinasi. Usaha-usaha individual mereka menghasilkan satu tingkat kinerja yang lebih tinggi daripada jumlah masukan individual. Gambaran dibawah ini menekankan perbedaan antara kelompok kerja dan teamwork.
Kelompok Kerja Teamwork
Definisi-definisi ini akan membantu menjelaskan mengapa ada begitu banyak organisasi yang akhir-akhir ini menyususn ulang proses kerja seputar teamwork. Manajemen mencari sinergi positif yang memungkinkan organisasi mereka untuk meningkatkan kinerja. Penggunaan teamwork secaran ekstensif menghasilkan potensi bagi sebuah organisasi untuk membuahkan banyak hasil yang lebih besar tanpa peningkatan masukan. Namun, perhatikan apa yang kita sebut potensi. Tidak ada yang dengan sendirinya membuat berbagai teamwork yang memastikan pencapaian sinergi positif. Hanya semata-mata menyebut sebuah kelompok sebagai teamwork tidak otomatis meningkatkan kinerjanya.
D . Mengubah Individu Menjadi Pemain Tim
Sampai pada poin ini, kita telah membuat alasan yang kuat untuk menilai popularitas tim yang semakin meningkat. Tetapi, terdapat banyak individu yang pada dasarnya bukanlah pemain-pemain tim. Juga, terdapat banyak organisasi yang menurut sejarah mendorong prestasi individual. Organisasi-organisasi tersebut telah menciptakan lingkungan kerja yang kompetitif dimana hanya orang-orang yang kuat yang dapat bertahan. Berikut adalah berbagai pilihan utama yang dimiliki para manajer yang berusaha mengubah individu menjadi pemain :
1. Seleksi, pada dasarnya semua orang sudah memiliki ketrampilan antarpersonal agar bisa menjadi pemain tim yang efektif. Selain ketrampilan teknis yang dibutuhkan kita juga harus memastikan bahwa calon karyawan bisa memenuhi peran tim mereka. Ketika kita menghadapi calon karyawan yang tidak memiliki ketrampilan tim, para menajer memiliki tiga pilihan. Para calon karyawan menjalani pelatihan untuk membuat mereka menjadi pemain tim. Bila hal ini tidak berhasil maka pilihan lain adalah memindahkan individu tersebut ke unit lain didalam organisasi tersebut. Atau bahkan mungkin tidak mempekerjakan calon karyawan tersebut.
2. Pelatihan, para ahli pelatihan mengadakan berbagai pelatihan yang memungkinkan karyawan memperoleh kepuasan yang didapat dari kerjasama tim. Mereka biasanya memberikan lokakarya (workshop)untuk membantu karyawan meningkatkan ketrampilan menyelesaikan masalah, kmunikasi, noegosiasi, manajemen konflik, para pelatih juga terfokus kepada bagaimana suatu tim melewati berbagai tingkat sebelum akhirnya berfungsi dengan baik. Para karyawan juga diingatkan akan pentingnya rasa sabar, karena tim membutuhkan waktu lebih lama untuk membuat keputusan-keputusan bila dibandingkan para karyawan yang bertindak sendirian. Konsultan-konsultan luar juga bisa dibawa untuk memberi para pekerja berbagai ketrampilan praktis untuk bekerja dalam tim.
3. Penghargaan, promosi kenaikan gaji dan berbagai bentuk penghargaan lainnya harus diberikan kepada para individu demi keefektifan mereka sebagai anggota tim kolaboratif. Ini tidak berarti konstribusi-konstribusi individual dabaikan; bahkan hal ini diimbangi dengan berbagai konstribusi yang tidak mementingkan diri sendiri untuk tim tersebut. Contoh prilaku yang seharusnya mendapatkan penghargaan mencakup pelatihan para kolega baru, berbagai informasi dengan rekan-rekan tim, membantu menyelesaikan berbagai konflik tim, dan menguasai banyak keterampilan baru yang penting tetapi kurang dikuasai oleh tim tersebut.
E . Pengelolaan Tim
Tidak peduli apakah Anda seorang bos, karyawan ataupun professional; bila Anda tahu bagaimana cara mengelola team work (kerja sama tim), Anda pasti akan mampu mendapatkan hasil yang luar biasa. Agar dapat membangun sebuah tim yang bagus dan baik, diperlukan lebih dari sekedar mengumpulkan orang-orang yang tepat. Sebab, ujian utama dari leadership sebenarnya adalah menciptakan lingkungan di mana setiap individu mau bekerja secara kooperatif dan kolaboratif.
1. Fokus
Jelaskan rencana jangka panjang organisasi dan lakukan follow-up dengan teratur. Orang-orang sering kali terlalu fokus pada masalah hari ini dan pekerjaan rutinnya sehingga kehilangan gambaran dari tujuan utama secara keseluruhan. Jadi, sewaktu anggota lainnya sedang berkonsentrasi menyelesaikan masalah, anggota lain dapat mendedikasikan lebih banyak waktunya untuk me-review proses dan mengeliminasi masalah-masalah yang mungkin muncul di masa depan.
2. Definisikan Peran
Garis bawahi dengan jelas tanggung jawab dan peran setiap individu dalam suatu tim. Hal ini sangat penting untuk menjamin kesuksesan tim. Pemahaman tim terhadap tugas dan tanggung jawab masing-masing akan sangat membantu dalam pelaksanaan kerja sama tim secara kolaboratif. Dukunglah tim Anda untuk mendefinisikan fungsi mereka. Para anggota tim akan mampu mengambil lebih banyak tanggung jawab apabila mereka berada dalam posisi yang cocok, dan salah satu dari mereka mungkin akan dapat mengeluarkan bakat baru yang tidak disadari sebelumnya.
3. Tetapkan Tujuan
Anggota tim perlu memperhatikan tujuan individu maupun tujuan tim. Dukunglah mereka untuk menentukan tujuan jangka pendek yang dapat diraih dan dapat diukur, serta tujuan jangka panjang. Dengan tujuan yang jelas dan kode etik atau aturan tertentu, tim akan mulai bisa mengatur dirinya sendiri untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Pantauan dari senior sangat dibutuhkan untuk menghilangkan sifat-sifat negatif seperti kemalasan, keterlambatan, serta suka menunda-nunda pekerjaan. Komunikasikan selalu setiap tujuan dengan jelas, dan pastikan setiap anggota tim benar-benar memahaminya.
4. Bagikan Informasi
Informasi yang disembunyikan akan dianggap sebagai gossip atau rumor. Produktivitas dan moral tim akan menurun bila mereka menemukan banyak informasi yang tidak jelas berkeliaran, terutama di masa-masa sulit atau peralihan. Bagikan dan sebarkanlah semua informasi yang memang perlu dikomunikasikan ke semua anggota tim, dan jangan lupa untuk terus meng-update informasi tersebut sesering mungkin.
5. Kepercayaan
Jadilah orang yang dapat dipercaya dan diandalkan. Hargailah kata-kata Anda sendiri. Bila Anda seorang pemimpin dan Anda sudah berjanji untuk memberikan sesuatu kepada anak buah, maka pastikan Anda menepati janji tersebut. Bila Anda salah satu anggota tim dan pernah berjanji untuk melakukan sesuatu kepada tim atau pemimpin Anda, maka pastikan juga Anda menepati janji tersebut. Perlakukan setiap anggota tim dengan perlakuan yang sama. Jangan ada "amak emas" dan "orang istimewa".
6. Dengarkan
Bersikaplah terbuka terhadap ide-ide dari anggota tim lain. Berikan mereka kesempatan untuk menyampaikan pendapat dalam rapat atau saat brainstorming. Pertimbagkan setiap saran mereka. Kita tidak akan pernah benar-benar tahu saran dan pendapat mana yang terbaik sampai kita sendiri membuktikannya. Banyak organisasi menghabiskan dana besar untuk menyewa konsultan dari luar, tanpa terlebih dahulu menanyakan pendapat pegawai dan anak buahnya sendiri. Padahal, sering kali merekalah yang paling tahu problem apa yang terjadi di dalam. Berikan pujian kepada anggota tim kita dan jadilah seorang pemimpin dan pendengar yang baik.
7. Bersabar
Bila tim Anda terlihat bermasalah dan tidak menunjukkan hasil apa pun, bersabarlah. Beri waktu dan amati perkembangannya. Sering kali mereka bisa mengatasi masalahnya sendiri, dan Anda perlu mengawasi dan mengamati saja. Bila hal ini tidak terjadi, maka beraksilah. Pecat dan hire orang lain bila memang diperlukan. Tidak ada gunanya menyimpan "benalu" di dalam tim.
8. Dukungan
Setiap anggota tim harus ditantang untuk berkontribusi dalam segala hal. Dorong mereka untuk ikut training bila memang diperlukan dan beri kesempatan untuk keluar dan melakukan sendiri tugas-tugasnya. Mereka perlu merasa nyaman dalam melakukan tugas supaya dapat menemukan potensi unik dalam diri mereka sendiri. Ubahlah tanggung jawab setiap anggota tim bila memang dianggap perlu. Ketahuilah kekuatan dan kelemahan dari setiap anggota tim dan berikan dukungan positif terhadap kedua hal itu.
9. Tunjukkan Antusiasme
Antusiasme mudah menular. Selalulah bersikap positif dan penuh harap. Bila mereka melihat Anda mengharapkan sesuatu dari mereka, maka ada peluang mereka akan memberikan yang terbaik dan berusaha tidak mengecewakan Anda. Fokuslah juga pada hal-hal yang dikerjakan dengan benar, dan tidak selalu melihat kesalahan orang lain saja.
10. Have Fun
Bangun semangat yang ada di dalam tim agar bisa selalu memberikan energi yang tinggi dan spirit persatuan. Sediakan waktu untuk tertawa bersama dan ciptakan suasana yang sesantai mungkin. Tidak ada tujuan yang dapat dicapai dengan mudah bila suasananya selalu tegang.
11. Delegasi
Jelaskan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana caranya (bila diperlukan), lalu biarkan. Lebih baik lagi jika Anda dapat menjelaskan masalah yang ada dan seperti apa hasil yang Anda inginkan. Lalu, biarkan tim Anda mengembangkan cara mereka sendiri untuk menyelesaikan tugas tersebut sesuai waktu yang telah ditetapkan. Bila jadwa; review hari selasa depan, maka janngan menanyakan hasilnya hari ini. Berilah kepercayaan kepada tim Anda untuk memenuhi deadline masing-masing.
12. Berikan Penghargaan
Rayakan keberhasilan bersama-sama dan berikan penghargaan kepada anggota tim tapi tidak secara individual. Dalam setiap tim akan mempunyai individu yang menonjol pada bidang tertentu. Kenalilah hal ini dengan cepat melalui performance review process dan gunakan untuk mendukung kerja sama tim. Hindari semua tindakan yang bisa menimbulkan kecemburuan di antara anggota. Selalu bicara positif tentang anggota tim Anda secara keseluruhan. Promosikan talenta, usaha, dedikasi dan kesuksesan mereka.
Terakhir, yang penting adalah terus-menerus memberi inspirasi kepada semua anggota tim. Bila Anda berbicara tentang hal apa pun yang berhubungan dengan tim, gunakanlah kata "kita" dan bukan kata "saya". Selamat bekerja sama dan sukses untuk Anda semua.
Daftar Pustaka
Stephan P. Robins, dan Timothy A. Judge Perilaku Organisasi (Organizational Bahavior)
Drs. Danang Sunyoto, SE., SH., MM. Dan Burhanudin, SE., M. Si.
http://www.
